您的位置: 首页 » 法律资料网 » 法律论文 »

浅谈如何做好档案保密管理与利用工作/张智涛

时间:2024-06-17 05:12:34 来源: 法律资料网 作者:法律资料网 阅读:8381
下载地址: 点击此处下载
浅谈如何做好档案保密管理与利用工作

张智涛


  【论文摘要】: 随着社会的发展进步,档案资源的巨大社会价值日益为公众所认知,这就涉及档案保密管理与利用工作的重要性,这项工作做得好与坏,将直接影响党和国家及单位的安全和利益。档案又是一种重要的社会信息资源,对于档案信息资源,既要重视其载体的保管保护,更要重视其所含信息的开发利用,以实现信息资源共享。本文针对档案密级调整、档案利用监督、档案保密、档案保管人员职责等方面,提出了具体措施和办法。

【论文关键词】:档案保密;档案管理;档案利用;措施办法


1做好档案密级的调整工作

  1.1档案在保管过程中,其密级不是一成不变的,是随着时间的推移和文件贯彻的情况而变化的。基本变化是升密、降密、解密。要贯彻落实《保密法》,在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上,重点解决好两个问题:一要严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准,做到有法必依,执法必严,违法必纠。二要主动接受保密部门对调密工作的监督指导,齐心协力搞好档案涉密文件的清查鉴定。严格划清密与非密的界限,确定哪些档案能开放利用,哪些限制在一定范围内利用,哪些还不能提供利用,为今后进一步搞好规范化、标准化和涉密档案建设奠定基础。
  1.2要加强涉密档案的科学管理。在调密工作中我们发现,过去经常把密和非密文件混合组卷、混合保管、混合提供,造成了扩散机密的漏洞。对此,可以采取分段治理的办法。对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动,但在今后一般查档中只提供所查内容,不提供含涉密文件的原卷;外供卷时,可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对密级文件特别是绝密文件应当单份盒装保存,彻底解决密与非密的文件材料混卷问题,堵塞过去那种因混卷在提供利用中造成机密扩散的漏洞,以及涉密档案文件分散不集中,日后调密不便的问题。同时,要按立档单位档案中的文件密级编制目录或卡片,建立涉密文件统计台帐和存放地点索引,为科学的管理,准确的掌握,有效的保密,及时的提供创造条件。及时做好档案利用过程中的保密工作。

  2档案利用监督

  档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施,它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为,从而做到既能利用档案,又能保证档案的完整与安全。具体说来,档案利用监督可以从以下几个方面实施:
  2.1制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善。
  2.2监督措施。在利用中,要根据不同的利用对象和不同目的,掌握其心理和思想动机,加强重点监护。做好利用监督,仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件,发现问题及时查处,并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为,应及时报告有关领导,以便及时查处,挽回损失。
  2.3正确处理好档案保密与管理利用的关系。保守国家机密是每个公民应尽的义务,更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中,档案管理人员十分重视档案保密,工作尽心尽职,在严格做好保密工作的同时,切实完善工作职能,为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密,但保密的目的之一是为了利用,是有时间、地点、范围限制的利用,保而不用只会失去保的意义,失去档案的价值。当然,利用必须是在保密基础上的利用,无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以,对档案工作来说,保密与利用两者都十分重要,决不可偏颇。

  3进一步做好档案开放中的保密工作

  一成不变地看待档案的秘密性,无视其秘密性的时效和范围,是不对的;但如果缺乏保密观念,对涉密档案无视其秘密性,无限地扩大开放利用范围,也是错误的。因此,在开放档案为社会各界所利用的同时,应当做好相应的保密工作。
  3.1做好档案的审查工作。审查工作是档案开放前的一项重要工作,也是开放档案工作的一个重要环节,其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。
  3.2做好档案的解密工作。保密档案是有等级的,其划分等级是根据《保密法》规定,划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级,就是为了让档案工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施,最大限度地提供利用档案。但是秘密不是一成不变的,一旦秘密保管期限届满,便失去了它的保密价值,为此我们就不能按原有的保密文件管理,而应该按照公开文件进行管理。这就是档案保密的时效性。向社会各界开放的档案,必须是到了一定时限的档案,要开放,必须先进行划密解密,把未解密的列入控制使用的范围。

  4档案管理人员的职责

  4.1档案管理人员的职责,就是要维护档案的完整与安全。 这既是档案保管工作的基本任务,也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。档案保管工作的任务是艰巨的,也是光荣的,这是一项重要的基础工作,档案保管人员要持之以恒,时刻警惕,防止档案的损坏,确保档案的安全,为档案工作提供物质基础。
  4.2提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份,有知密早、知密多、知密深的特点。他们对保守党和国家的秘密负有比一般工作人员更为重大的责任,因此,档案保密工作好与坏,档案管理人员的素质是个关键。绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识,不仅要有严谨的工作作风,经手的事情件件有头有尾,手续清楚,而且要防止秘密的泄露。把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。
  4.3加强绝密档案的日常管理。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理,必须经指定领导人审批,认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查,发现失密、泄密问题,应及时查明原因,进行补救,确保绝密档案安全。




中国建设银行关于加强信用卡业务设备技术管理控制风险有关问题的通知

建设银行


中国建设银行关于加强信用卡业务设备技术管理控制风险有关问题的通知
建设银行



最近,通过有关案例发现,一些发卡行开发的商户POS退货返款功能不严密,存在着严重的风险隐患。少数行不执行全行统一的授权码规定,以及业务人员与技术人员职责不清、监督制约不力等,发生风险事故案件。造成了资金损失,危害了建设银行的信誉。为了加强信用卡业务管
理,控制风险,减少和防止不法分子骗取银行资金,保证我行信用卡业务健康发展,总行明确并重申以下规定,请各行遵照执行。
一、各行在开发和使用POS应用系统时,必须严格执行国家有关部门及中国人民银行和总行的业务规定和技术规范标准。特约商户POS与银行网点POS功能须严格区分,分别安装不同的应用软件,严禁混用。为避免以虚假不实交易进行退货返款,总行规定,持卡人退货,必须以
相对应的已有确实交易的物品和原始凭证为依据,在商户同意退货的前提下,由商户收银员在POS机上输入原始凭证上的交易日期、交易流水号、交易金额及POS终端编号,以上信息作为退货信息的组成部分上送发卡行,发卡行逐一检索核对交易日期、交易流水号、交易金额及各级操
作密码等,在确认该笔交易真实存在的情况下,方可批准退货。发卡行在批准退货交易后不得将退货款即时返还持卡人帐户,必须在当日商户签购累计金额中抵减退货金额后再对持卡人帐户进行返款。严禁只以输入交易金额作为退货依据进行检索,防止不法分子凭空退货,写钱入帐。
各行须对现行的POS应用系统进行一次全面检查。凡退货功能是以输入交易金额为唯一检索依据设计的,应立即关闭此退货返款功能;对现有其他功能设计有缺陷、风险防范要求不严密的,务必立即修改完善,不得带“病”运行。如今后再出现类似问题,由发生行的主管领导负责。

二、严格执行总行有关授权的规定。各行必须执行建总发字〔1995〕第49号文中规定,信用卡业务授权号码由电子计算机给出的六位随机数组成。发卡行与收单行应以六位数授权号码为建设银行信用卡授权业务中统一的授权号码。POS自动授权和电话人工授权均执行这一规定
。目前仍未按上述规定执行的分行,要立即采取措施,予以纠正。
三、明确部门分工,加强POS管理。为堵塞漏洞,控制风险,各级行计算机部门与信用卡业务部门之间要建立“防火墙”制度。POS的选型、购置、安装、调试,软件开发、密码管理及技术维护等由计算机部门负责;信用卡部门负责发展商户,提出配备POS规划,对商户操作人
员进行业务操作培训,定期、不定期检查POS使用情况,提供凭证单据。发现POS运行问题,及时向计算机部门反映。计算机部门要组织力量,采取措施,保证POS系统的正常运转。各级行要建立POS维护登记制度,卡部人员和计算机人员持证上岗,防止不法分子冒充建行业务人
员或技术维护人员作案。
四、各行在开发信用卡业务计算机应用系统时,必须认真做好需求分析工作,将风险控制、安全防范思想贯穿到业务操作和软件设计全过程之中。今后凡一级分行提出全辖范围内的涉及信用卡业务的计算机业务需求,在分行有关部门论证形成一致意见后,必须报总行信用卡部审核,否
则视为无效。有关技术部门要把好技术设计关和风险防范关,对业务部门提出的业务需求要进行可行性、安全性的检测、论证,不得为求验收通过,而降低标准。更不允许在未采取风险防范措施之前投入实际使用。各行要严格执行计算机软件审批验收管理制度,把好验收关,对未满足业务
需求或存在缺陷的业务软件,不得验收通过或同意运行。对已运行的系统,如发现风险隐患,业务部门应及时提出书面意见,开发部门要采取措施进行修改。
五、各行对信用卡专用计算机技术和设备管理、信用卡业务市场推广和授权管理等岗位的操作人员要作为要害部位和要害岗位人员进行规范管理、风险约束和内部监控,指定专人并配发上岗合格证,建立其资格和工作情况档案,定期考核。对要害岗位工作人员要加强教育与监督,凡发
现不合格人员或可疑人员要坚决撤换或调离要害岗位,切实防止各种形式的内外勾结做案。各行要根据建设银行有关保密规定,建立健全密码的产生、传递、使用、销毁等环节的管理制度。对特约商户等外部操作人员使用的密码,也必须严格控制,防止外部人员利用密码进入业务系统做案

各行要进一步增强风险防范意识,加强信用卡业务和设备技术管理工作,建立严格的部门、人员岗位责任制和监督制约机制,并坚决执行,规范操作,保证全行信用卡业务健康发展。



1996年5月27日

厦门市驻港澳国有企业管理暂行规定

福建省厦门市人民政府


厦门市驻港澳国有企业管理暂行规定

 (厦门市人民政府令第73号 1998年9月19日颁布)


第一章 总则

  第一条 为规范本市驻港澳国有企业管理,推动企业积极开展国际化经营,开拓国际市场,促进本市驻港澳国有企业发展,根据国家有关规定,结合本市实际,制定本规定。


  第二条 本规定适用于厦门市企业(以下称投资单位)以国有资产或国有法人财产在港澳地区投资设立的企业和机构(以下称驻港澳国有企业)。


  第三条 在港澳地区投资设立企业应有利于开拓国际市场,利用境外资源、资金、先进技术和管理经验,发展对外贸易和扩大对外经济技术合作。


  第四条 市外经贸主管部门负责全市驻港澳国有企业行业管理。其主要职责是:
  (一)研究制定驻港澳国有企业发展规划和管理措施;
  (二)负责驻港澳国有企业的审批或转报审核;
  (三)协调有关职能部门对驻港澳国有企业综合管理;
  (四)跟踪调研和汇总分析驻港澳国有企业发展状况,并定期向市政府汇报。
  财政、国有资产、审计、外汇管理等部门依照各自的职责负责驻港澳国有企业的监督管理。


  第五条 投资单位应本着“谁投资、谁管理、谁负责”的原则,负责对驻港澳国有企业实施具体管理和监督,对驻港澳国有企业国有资产的保值增值负有直接责任。
  投资单位应当按照规定如实向有关部门报送其驻港澳国有企业经营活动的报表,有关部门应当为提供者保守商业秘密。


  第六条 政府采取下列措施扶持驻港澳国有企业的发展:
  (一)实行驻港澳国有企业利润定期免缴政策;
  (二)设立驻港澳国有企业发展资金;
  (三)鼓励驻港澳国有企业投资境内项目;
  (四)其他扶持措施。
  前款规定的具体实施办法由市外经贸主管部门会同有关部门制定,报市政府批准实施。


  第七条 驻港澳国有企业依法享有经营自主权,政府有关职能部门不得直接干预驻港澳国有企业的经营活动。有条件的驻港澳国有企业经批准可开展资产经营,在确保国有资产保值增值的情况下,可实行企业职工内部持股经营或风险抵押承包经营。


  第八条 政府有关职能部门对驻港澳国有企业检查、考核和审计等应经市境外企业管理协调机构同意,联合进行,每年一次。

第二章 驻港澳国有企业的设立审批





  第九条 已在工商行政管理部门注册登记,具有相应的资本并能自筹设立驻港澳国有企业所需的资金,有一定技术水平经营能力的投资单位,可申请设立驻港澳国有企业。


  第十条 申请设立驻港澳国有企业,应提交下列文件和资料:
  (一)项目建议书;
  (二)可行性研究报告及投资单位的产权运营主体对可行性研究报告的审查意见;
  (三)投资单位有效的营业执照;
  (四)国有资产监管部门的审批意见;
  (五)股份制企业董事会对港澳地区投资的决议;
  (六)合资、合作外方的资信证明资料;
  (七)合资、合作合同、章程;
  (八)外汇管理部门出具的外汇风险及外汇资金来源审查意见;
  (九)审批部门按规定要求提交的其他有关文件和资料。


  第十一条 申请设立驻港澳国有企业,应按国家有关规定报市外经贸主管部门立项并由市外经贸主管部门转报上级主管部门审批。


  第十二条 驻港澳国有企业变更、终止,投资单位应到市外经贸主管部门办理相关手续,并报市外汇管理部门备案。


  第十三条 投资单位应自其驻港澳国有企业批准之日起一年内办理所在地注册登记手续,逾期未在所在地注册登记的,依法予以撤销。
  驻港澳国有企业应在注册登记之日起30日内将注册登记文件、开户银行及帐号等有关资料,经其投资单位报市外经贸主管部门和外汇管理部门备案。

第三章 国有资产管理





  第十四条 投资单位以实物、无形资产向港澳地区投资,必须事先进行资产评估,经产权运营主体签署意见后报国有资产监管部门确认。


  第十五条 驻港澳国有企业应按规定进行国有资产产权登记。


  第十六条 驻港澳国有企业不得以无限责任公司形式或个人名义办理注册登记。
  驻港澳国有企业经营管理人员不得以个人名义持有国有资产股权,情况特殊确需以个人名义持有国有资产股权的,应经产权运营主体审核后报国有资产监管部门批准,并按我国法律和所在地区法律办理完备的法律手续。


  第十七条 驻港澳国有企业实行资产经营责任制。投资单位应与驻港澳国有企业签订国有资产经营责任书,明确投资效益、国有资产保值增值目标、资产经营者报酬及奖惩办法、资产经营责任期限等事项,并负责实施、考核和监督。


  第十八条 驻港澳国有企业应建立重大财务事项报告制度,企业发生合并、分立、终止、资本变更以及对外投资延伸等事项应经投资单位及时报市财政、国有资产监管部门审批。
  驻港澳国有企业未经有权机关批准不得经营外汇、期货、有价证券和房地产等高风险业务。

第四章 财务管理





  第十九条 驻港澳国有企业应按照当地法律规定和国家有关财务会计法律规定,建立健全财务管理和会计核算制度,全面真实地反映企业财务状况和经营成果,并接受市财政、审计和外汇管理部门的管理和监督。


  第二十条 驻港澳国有企业财务往来和现金、支票等收支应实行联签制度,所有经济活动应有原始凭证,记帐凭证应有经办人、会计人员和企业负责人签字。


  第二十一条 驻港澳国有企业应以法人名义在所在地中资银行或其他资信可靠的银行开立帐户,驻港澳国有企业的帐户不得转借个人或其他单位使用。


  第二十二条 驻港澳国有企业应按规定通过投资单位及时上缴利润,新成立的驻港澳国有企业的利润定期免缴政策应报市财政部门审批。


  第二十三条 驻港澳国有企业应根据当地会计年度和有关规定如实编制年度财务报表,并于每年年度终了后的4个月内将年度财务决算报告、当地会计师楼核数报告及税务机关出具的缴税证明经投资单位向市财政、外经贸及外汇管理部门报送。


  第二十四条 投资单位应对其驻港澳国有企业及其负责人实行定期审计和离任审计,并将审计结果报市财政、审计、国有资产监管部门和产权运营主体备案。


  第二十五条 投资单位应当对驻港澳国有企业建立以工资总额与经济效益相挂钩为主要内容的工资分配制度,形成合理、有效的激励机制和约束机制。


  第二十六条 驻港澳国有企业依法终止的,投资单位必须将应调回的资金及时调回,不得擅自挪作他用或存放境外。

第五章 人员管理





  第二十七条 投资单位应按规定选派政治思想好、业务精通、外语水平高的人员到驻港澳国有企业工作。
  驻港澳国有企业的外派工作人员实行任期轮换制。任期年限由投资单位根据本市有关规定具体确定。


  第二十八条 驻港澳国有企业工作人员实行竞争上岗,择优招聘。投资单位应与驻港澳国有企业法定代表人签订聘任合同,驻港澳国有企业法定代表人应与驻港澳国有企业工作人员签订聘任合同。


  第二十九条 投资单位法定代表人不得兼任驻港澳国有企业法定代表人,但特殊情况经市政府批准的除外。


  第三十条 驻港澳国有企业主要负责人(董事长、副董事长、总经理、副总经理等)的直系亲属不得在本企业从事人事、财务工作;驻港澳国有企业工作人员在港澳不得从事第二职业,不得参与本企业有竞争性的经营活动,不得以与企业不相符的个人身份或其他名义进行业务活动。


  第三十一条 驻港澳国有企业主要负责人的配偶因工作需要经投资单位批准可以随任,不能随任的配偶可以按规定安排探亲。


  第三十二条 驻港澳国有企业的法定代表人对本企业物质文明和精神文明建设负全面责任,对国家有关法律、法规负有学习、宣传和贯彻的职责,对本企业职工的遵纪守法情况实行监督。

第六章 罚则





  第三十三条 投资单位违反本规定有下列情形之一的,依法追究投资单位法定代表人的行政责任和其它法律责任,并可由市外经贸主管部门对单位处以3000元以上30000元以下罚款:
  (一)未经批准,擅自在港澳地区设立企业的;
  (二)驻港澳国有企业变更、终止未到审批部门办理相关手续的。


  第三十四条 投资单位和驻港澳国有企业违反本规定有下列情形之一的,由国有资产监管部门或财政部门按各自职责范围责令改正,并依据有关法律、法规规定予以处罚:
  (一)未按规定进行资产评估和办理产权登记的;
  (二)以无限责任公司形式或个人名义办理驻港澳国有企业注册登记的;
  (三)擅自以个人名义持有国有资产股权的;
  (四)未按规定上缴利润的;
  (五)发生重大财务事项不报告的;
  (六)未按规定报送年度财务报表的;
  (七)违反规定侵占、转移、转让企业财产的。


  第三十五条 有关行政管理部门的工作人员在对驻港澳国有企业管理中,玩忽职守、索取贿赂、泄漏国家秘密等,由其所在单位或上级主管部门给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第七章 附则




  第三十六条 对本市企业以国有资产或国有法人财产在外国投资设立企业和机构的管理,参照本规定执行。


  第三十七条 本规定自颁布之日起施行。